Auftrags-Übersicht
Die Auftragsliste auf einen Blick: Status, Filter und Schnellaktionen.
Die Auftragsübersicht
Die Auftragsübersicht erreichst du über Aufträge in der linken Sidebar. Hier siehst du alle deine Buchungen auf einen Blick, sortiert nach Datum des Events.
Der Status-Workflow
Jeder Auftrag durchläuft einen definierten Status-Workflow. Der aktuelle Status bestimmt, welche Aktionen verfügbar sind und welche automatischen E-Mails versendet werden.
| Status | Bedeutung | Mögliche Folge-Status |
|---|---|---|
| Anfrage | Neue Anfrage eingegangen, noch nicht bestätigt | Angebot, Abgesagt |
| Angebot | Angebot wurde erstellt und versendet | Bestätigt, Abgesagt |
| Bestätigt | Auftrag ist gebucht und verbindlich | Abgeschlossen, Abgesagt |
| Abgeschlossen | Event hat stattgefunden, Rechnung gestellt | – |
| Abgesagt | Auftrag wurde storniert | – |
Tipp: Status-Änderungen können automatische E-Mails auslösen. Z. B. sendet DJ Board beim Wechsel auf “Bestätigt” optional eine Bestätigungs-E-Mail an den Kunden.
Kalenderansicht
Wechsle über den Button “Kalender” oben rechts von der Listenansicht zur Kalenderdarstellung. Der Kalender zeigt alle Aufträge mit ihren Event-Daten als farbige Balken – eingefärbt nach Status. So erkennst du auf einen Blick:
- Welche Wochenenden bereits gebucht sind
- Wo es noch freie Kapazitäten gibt
- Wie dein nächster Monat aussieht
Klicke auf einen Kalender-Eintrag, um direkt zum Auftrag zu springen.
Filter und Suche
Die Auftragsliste lässt sich filtern nach:
- Status – zeige nur Anfragen, bestätigte Aufträge oder abgeschlossene Events
- Zeitraum – vergangene oder zukünftige Aufträge
- Kunde – alle Aufträge eines bestimmten Kunden
- Event-Typ – Hochzeit, Geburtstag, Firmevent etc.
Auftrag duplizieren
Wenn du ähnliche Veranstaltungen regelmäßig durchführst, spart die Duplizieren-Funktion Zeit. Klicke im Auftrag auf das Drei-Punkte-Menü und wähle “Auftrag duplizieren”. Ein neuer Auftrag wird erstellt mit:
- Gleichem Kunden und Event-Typ
- Gleicher Kalkulation und Geräteliste
- Status zurückgesetzt auf “Anfrage”
- Datum noch nicht gesetzt (muss manuell eingetragen werden)
Automatische E-Mail-Erinnerungen
DJ Board sendet automatisch Erinnerungs-E-Mails für bestätigte Aufträge:
- 7 Tage vor dem Event – Erinnerung an den Kunden mit allen Details
- 1 Tag vor dem Event – Last-Minute-Erinnerung mit Ansprechpartner
- Nach dem Event – Post-Event-Nachfass-E-Mail zur Kundenbindung
Diese E-Mails kannst du pro Auftrag aktivieren oder deaktivieren.