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DSGVO-Einwilligung (Consent)

Wie du die Marketingeinwilligung deiner Kunden rechtskonform einholst und verwaltest.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet dich als Unternehmer, eine ausdrückliche Einwilligung deiner Kunden einzuholen, bevor du ihre Daten für Marketingzwecke nutzt. Das gilt für Geburtstags-E-Mails, Newsletter und jede andere Kommunikation, die über die reine Auftragsabwicklung hinausgeht.

DJ Board unterstützt dich dabei, diese Einwilligungen rechtssicher zu dokumentieren.

Jeder Kundenkontakt hat einen eigenen Consent-Bereich im Profil. Dort findest du:

  • Einwilligung erteilt – Ja/Nein-Status, ob der Kunde grundsätzlich der Datenspeicherung zugestimmt hat
  • Marketing-Opt-In – separate Einwilligung für Werbemails und Newsletter
  • Consent-Methode – wie die Einwilligung eingeholt wurde (z. B. “Mündlich”, “Papierformular”, “E-Mail”, “Website-Formular”)
  • Consent-Zeitstempel – genaues Datum und Uhrzeit der Einwilligung, automatisch gesetzt

Tipp: Dokumentiere immer die Consent-Methode. Im Falle einer Anfrage von Datenschutzbehörden kannst du so lückenlos nachweisen, wann und wie die Einwilligung erteilt wurde.

Marketing-Opt-In verwalten

Das Marketing-Opt-In ist die entscheidende Einwilligung für die Mail-Automation. Nur Kunden mit aktivem Marketing-Opt-In erhalten automatisierte Kampagnen-E-Mails.

Du kannst den Opt-In-Status manuell im Kundenprofil setzen oder ihn durch einen Unsubscribe-Link in E-Mails widerrufen lassen. Widerruft ein Kunde das Opt-In, wird der Status automatisch auf “abgemeldet” gesetzt und der Zeitstempel der Abmeldung gespeichert.

Jeder Kunde hat einen einzigartigen Unsubscribe-Token. Dieser wird automatisch in alle ausgehenden E-Mails eingefügt (sofern du den Platzhalter {{unsubscribe_url}} in deinen Templates verwendest).

Klickt ein Kunde auf den Abmelde-Link:

  • Das Marketing-Opt-In wird sofort deaktiviert
  • Der Zeitstempel der Abmeldung wird gespeichert
  • Alle geplanten Kampagnen-E-Mails an diesen Kunden werden gestoppt
  • Du erhältst eine Benachrichtigung in der App

DSGVO-Datenexport

Auf Anfrage eines Kunden bist du verpflichtet, alle über ihn gespeicherten Daten herauszugeben (Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO). DJ Board bietet hierfür einen DSGVO-Datenexport:

Gehe im Kundenprofil auf das Drei-Punkte-Menü und wähle “DSGVO-Datenexport”. Es wird eine vollständige PDF-Übersicht aller gespeicherten Daten generiert, die du direkt an den Kunden weiterleiten kannst.

Der Export enthält:

  • Kontaktdaten und persönliche Angaben
  • Alle Aufträge und Dokumente
  • Consent-Historie mit Zeitstempeln
  • Gesendete E-Mails aus der Mail-Automation

Kunden löschen (Recht auf Vergessenwerden)

Nach Art. 17 DSGVO können Kunden verlangen, dass alle ihre Daten gelöscht werden. Über das Drei-Punkte-Menü im Kundenprofil kannst du einen Kunden vollständig löschen. Beachte: Aus steuerrechtlichen Gründen werden Rechnungsdaten separat für 10 Jahre aufbewahrt – alle anderen Daten werden unwiderruflich entfernt.