Mail-Automation Übersicht
Wie die automatisierte E-Mail-Kommunikation in DJ Board funktioniert.
Das Grundprinzip
Die Mail-Automation in DJ Board funktioniert nach einem einfachen Schema:
Trigger → Template → Queue → Versand
- Ein Trigger löst eine E-Mail aus (z. B. der Geburtstag eines Kunden)
- DJ Board wählt das passende Template (E-Mail-Vorlage) für diesen Trigger
- Die E-Mail wird in die Queue (Warteschlange) eingereiht
- Je nach Modus wird sie automatisch versendet oder wartet auf deine Freigabe
Verfügbare Trigger
| Trigger | Wann er auslöst |
|---|---|
| Geburtstag | Am Geburtstag des Kunden |
| Hochzeitstag | Am Jahrestag der Hochzeit |
| Kundenjubiläum | X Jahre nach dem ersten Auftrag |
| Post-Job-Follow-up | Einige Tage nach einem abgeschlossenen Auftrag |
| Pre-Job-Erinnerung | X Tage vor einem bestätigten Auftrag |
| Manuell | Du löst den Versand manuell aus |
Zwei Versand-Modi
Für jedes Template kannst du den Versand-Modus festlegen:
auto_send – Die E-Mail wird automatisch und ohne dein Zutun versendet, sobald der Trigger auslöst. Ideal für Geburtstags- oder Jubiläumsmails, die du einmal einrichtest und danach vergisst.
pending_approval – Die E-Mail wird in die Queue eingereiht und wartet auf deine manuelle Freigabe. Du kannst sie vor dem Versand prüfen, anpassen oder ablehnen. Ideal für Nachfass-Mails, bei denen du den Inhalt personalisieren möchtest.
Die Queue-Ansicht
Unter Mail-Automation → Queue siehst du alle geplanten und gesendeten E-Mails. Jede E-Mail hat einen Status:
- Queued – eingeplant, wartet auf den Versandzeitpunkt
- Pending – wartet auf deine Freigabe (nur bei pending_approval)
- Sent – erfolgreich versendet
- Failed – Versand fehlgeschlagen (z. B. ungültige E-Mail-Adresse)
Tipp: Prüfe die Queue regelmäßig, besonders wenn du den pending_approval-Modus nutzt. Ein Badge in der Sidebar zeigt dir die Anzahl der wartenden Freigaben an.