Kontakt anlegen
Schritt für Schritt: Einen neuen Kunden oder Kontakt in DJ Board erfassen.
Neuen Kunden anlegen
Klicke in der Kundenübersicht auf “Neuer Kunde” oben rechts. Es öffnet sich das Kontaktformular mit allen verfügbaren Feldern.
Pflichtfelder
Folgende Felder müssen mindestens ausgefüllt werden:
- Vorname und Nachname (bei Privatpersonen) oder Firmenname
- Kundentyp – wähle zwischen “Privatkunde” und “Firma”
Alle anderen Felder sind optional, aber empfohlen, um das Potenzial der App voll auszuschöpfen.
Persönliche Kontaktdaten
- E-Mail-Adresse – Hauptkontakt und Empfänger aller automatischen E-Mails
- Telefon (Festnetz) – für klassische Rückrufe
- Mobil – bevorzugte Kontaktnummer für kurzfristige Kommunikation
- Website – bei Firmenkunden oder Hochzeitsplanern
Adressdaten
- Straße und Hausnummer
- PLZ und Ort
- Land (Standard: Deutschland)
Die Adresse wird für die Entfernungsberechnung bei Auftrags-Reisekosten genutzt, wenn kein abweichender Veranstaltungsort angegeben wird.
Persönliche Daten
- Geburtstag – für automatische Geburtstagsglückwünsche per Mail-Automation
- Hochzeitstag – für Hochzeitsjubiläums-Mails an Paare, die du als DJ begleitet hast
- Notizen – freitextliches Notizfeld für interne Anmerkungen, die der Kunde nie sieht
Tipp: Trage Geburtstag und Hochzeitstag so früh wie möglich ein. Die Mail-Automation kann diese Daten für personalisierte Jubiläums-E-Mails nutzen, was die Kundenbindung erheblich stärkt.
Ansprechpartner (bei Firmenkunden)
Bei Firmenkunden kannst du mehrere Ansprechpartner hinterlegen. Jeder Ansprechpartner hat:
- Vor- und Nachname
- Position / Funktion im Unternehmen
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
So behältst du den Überblick, wenn du für ein Unternehmen verschiedene Personen ansprichst – z. B. Eventmanager und Buchhaltung.
Anhänge
Im Reiter “Anhänge” kannst du beliebige Dateien zum Kundenkontakt hochladen:
- Unterschriebene Verträge (Scan)
- Briefkorrespondenz
- Technische Rider
- Sonstige kundenbezogene Dokumente
Unterstützte Dateiformate: PDF, JPG, PNG, DOCX. Maximale Dateigröße pro Anhang: 10 MB.
Interaktions-Timeline
Nach dem Anlegen eines Kunden wird automatisch eine Timeline geführt. Jede Interaktion – angelegter Auftrag, gesendete E-Mail, Consent-Änderung – wird hier mit Zeitstempel protokolliert. So hast du jederzeit einen vollständigen Überblick über die Kundenhistorie.