Dokumente & PDF-Export
Angebote, Rechnungen und Verträge als PDF generieren und verschicken.
Dokumenttypen in DJ Board
DJ Board kann vier verschiedene Dokumenttypen als professionelle PDFs generieren:
- Angebot – enthält die Kalkulation, Konditionen und den Kundenportal-Link zur Annahme
- Vertrag – rechtsverbindliches Dokument nach der Angebots-Annahme
- Rechnung – die offizielle Rechnung nach dem Event mit allen steuerrelevanten Pflichtangaben
- Datenschutzerklärung – individuelle Datenschutzinfo für den Kunden gemäß DSGVO
Vorlagen und Platzhalter
Alle Dokumente basieren auf konfigurierbaren Vorlagen, die du unter Einstellungen → Dokumentvorlagen anpassen kannst. Die Vorlagen nutzen Platzhalter, die beim PDF-Export automatisch durch die echten Daten ersetzt werden.
Verfügbare Platzhalter:
{{kunde_name}}– vollständiger Name des Kunden{{event_datum}}– formatiertes Event-Datum{{event_ort}}– Veranstaltungsort{{auftrag_summe}}– Gesamtbetrag der Kalkulation{{rechnungsnummer}}– automatisch vergebene Rechnungsnummer{{zahlungsziel}}– Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt sein muss{{iban}}– deine Bankverbindung aus den Einstellungen{{dj_name}}– dein DJ-Name / Firmenname{{kundenportal_url}}– Link zum Kundenportal für die Angebots-Annahme
Tipp: Passe die Vorlagen einmal sorgfältig an deinen Stil und deine rechtlichen Anforderungen an. Danach läuft die Dokumentenerstellung vollautomatisch.
PDF generieren
Gehe im Auftrag auf den Reiter “Dokumente” und klicke auf “Dokument erstellen”. Wähle den Dokumenttyp aus dem Dropdown. DJ Board generiert das PDF im Hintergrund via Browsershot und stellt es zum Download bereit.
Die Generierung dauert wenige Sekunden. Bei komplexen Dokumenten mit vielen Kalkulationspositionen kann es bis zu 10 Sekunden dauern.
Dokument finalisieren
Solange ein Dokument nicht finalisiert ist, kann es neu generiert werden (z. B. nach einer Preisänderung). Wenn du ein Dokument als “Finalisiert” markierst:
- Es kann nicht mehr neu generiert werden
- Die Versionsnummer wird eingefroren
- Das Dokument gilt als offiziell und kann rechtlich relevant sein
Finalisierte Dokumente erkennst du am Schloss-Symbol in der Dokumentenliste.
Im Kundenportal teilen
Jedes generierte Dokument kann im Kundenportal für den Kunden sichtbar gemacht werden. Aktiviere dazu die Checkbox “Im Portal sichtbar” beim jeweiligen Dokument. Der Kunde sieht dann einen Download-Button im Kundenportal.
Du kannst Dokumente auch jederzeit wieder aus dem Portal entfernen, indem du die Checkbox deaktivierst.
Dokument per E-Mail senden
Über das Drei-Punkte-Menü neben einem Dokument kannst du es direkt als E-Mail-Anhang versenden. DJ Board erstellt eine vorgefertigte E-Mail an den Kunden, die du vor dem Versand noch anpassen kannst.