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Freigabe-Workflow

Automatisch generierte E-Mails vor dem Versand prüfen und freigeben.

Was ist der pending_approval-Modus?

Wenn du für ein Template den Modus pending_approval gewählt hast, wird jede ausgelöste E-Mail nicht sofort versendet. Stattdessen landet sie in der Freigabe-Queue und wartet, bis du sie manuell freigibst oder ablehnst.

Das gibt dir die Kontrolle: Du kannst jede E-Mail vor dem Versand prüfen, personalisieren oder bei unpassendem Timing ablehnen.

Badge-Counter in der Sidebar

Sobald E-Mails auf deine Freigabe warten, siehst du in der linken Sidebar neben “Mail-Automation” einen roten Badge-Counter mit der Anzahl ausstehender Freigaben. So verpasst du keine wartenden E-Mails.

E-Mail prüfen und freigeben

Gehe zu Mail-Automation → Queue und filtere nach Status “Pending”. Klicke auf eine wartende E-Mail, um sie zu öffnen. Du siehst:

  • Den vollständig befüllten E-Mail-Text (Platzhalter sind bereits ersetzt)
  • Empfänger, Betreff und geplanten Versandzeitpunkt
  • Den Trigger, der die E-Mail ausgelöst hat

Du hast drei Optionen:

  1. Freigeben – die E-Mail wird sofort in die Versand-Queue übernommen
  2. Bearbeiten und freigeben – du kannst den Text noch anpassen, bevor du freigibst
  3. Ablehnen – die E-Mail wird nicht versendet und als “Abgelehnt” archiviert

Deadline konfigurieren

Für jedes Template im pending_approval-Modus kannst du eine Freigabe-Deadline festlegen. Das ist der Zeitraum, innerhalb dem du die E-Mail freigeben musst.

Beispiel: Du setzt die Deadline auf 48 Stunden. Eine Geburtstags-E-Mail, die am 1. Mai ausgelöst wird, muss bis zum 3. Mai freigegeben werden.

Was passiert nach Ablauf der Deadline hängt von deiner Einstellung ab:

  • Automatisch verwerfen – die E-Mail wird nicht versendet und als “Abgelaufen” markiert
  • Automatisch senden – die E-Mail wird nach Ablauf der Deadline automatisch versendet

Tipp: Wähle “Automatisch verwerfen” für zeitkritische E-Mails (z. B. Geburtstagswünsche), bei denen eine verspätete Zustellung peinlicher wäre als gar keine. Wähle “Automatisch senden” für Nachfass-E-Mails, die auch einige Tage nach dem Trigger noch sinnvoll sind.